En junio de 2019 el Comité Olímpico Internacional inauguró sus nuevas oficinas centrales en Lausana, Suiza. La construcción tomó seis años de trabajo, a un costo de 150 millones de dólares. El nuevo edificio estaba vacío, nueve meses después. Los empleados se fueron a trabajar desde su casa. El trabajo desde casa, forzado por la pandemia del COVID demostró que los académicos y técnicos visionarios que desde 1980 hablaban de las posibilidades del trabajo remoto no exageraban. Las investigaciones antes de la pandemia afirmaban que algunos empleados de países industrializados podían trabajar de manera efectiva desde casa, y que el 80% de ellos estarían de acuerdo en hacerlo así, por lo menos, de forma parcial.
Después de muchos meses de estar trabajando remotamente, los empleados también han aprendido que muchos de los trabajos se desarrollan bien desde casa y muchas juntas se desempeñan bien sin necesidad de oficina. Por supuesto que las empresas no abandonaran súbitamente sus oficinas, porque ir a la oficina nunca ha sido solo para trabajar. La tecnología no hará, al menos por un largo tiempo, que la socialización sea menos dependiente del contacto interpersonal directo. Se ha demostrado que las interacciones personales frecuentes fomentan el compromiso, el apoyo y la cooperación entre los miembros de equipos de trabajo.
Antes de la pandemia, la mayoría de las empresas consideraban a las oficinas solo como un lugar en el que las personas hacían su trabajo. Después de la pandemia, las oficinas serán solamente un lugar secundario para trabajar y para reunirse en juntas de rutina, especialmente para los llamados trabajadores del conocimiento -trabajadores que trabajan con la mente, piensan nuevas soluciones, analizan la información y definen estrategias-. Estos trabajadores serán capaces de hacer mucho más trabajo desde casa, gracias a la creciente funcionalidad de las tecnologías de la información y la comunicación.
Como resultado, los trabajadores desarrollarán sus funciones en lo que se llama “oficinas híbridas”, combinación de trabajo desde casa y trabajo tradicional en oficinas. Las oficinas se convertirán en “espacios culturales” que darán a los empleados un ancla social que facilitará la conexión personal, el aprendizaje y también promoverá la colaboración innovativa.
Ha sido muy común que quienes han estado trabajando desde casa y atendiendo juntas virtuales durante meses, se sienten solos y extrañan reunirse con sus colegas cara a cara. Al principio, las relaciones parecen ser las mismas cuando la gente trabaja de manera remota, pero conforme pasa el tiempo, surgen los problemas. Aun las personas más introvertidas que disfrutan trabajando desde casa, descubren que extrañan a los colegas.
La psicología cognitiva demuestra que la cognición humana -capacidad para conocer por medio de la percepción y los órganos del cerebro-, depende, no solamente de cómo el cerebro procesa las señales, sino también del ambiente en el cual las señales son recibidas.
Cuando las empresas optan por el trabajo remoto, tienen que considerar el impacto sobre cómo se comparte el conocimiento. Mucho de este conocimiento puede ser codificado, escalado de manera eficiente y distribuido entre todos los empleados mediante sistemas de administración de conocimiento. Pero el conocimiento realmente crítico en todas las empresas por lo general no puede ser muy explícito. También se aprende mucho mediante la observación del trabajo de los colegas y gerentes, e interactuando con directores e incluso con accionistas. La tecnología puede ser de mucho valor para facilitar este tipo de aprendizaje, pero, sin lugar a duda, estar físicamente en el lugar de trabajo convierte el aprendizaje en algo mucho más fácil.
Cuando empleados de diferentes departamentos colaboran entre ellos, pueden resolver más fácilmente problemas complejos y generan ideas innovadoras, esta colaboración se maximiza mediante encuentros casuales, conversaciones junto a la cafetera o la copiadora, lugares en los que la gente encuentra a quienes puede acudir por ayuda. Las interacciones frecuentes fuera de juntas formales, son los mejores motivadores de productividad.
Lo que las empresas necesitan de los empleados es su creatividad y, como se ha visto, la gente es más creativa cuando están junto con sus colegas y pueden compartir momentos humanos, por eso se necesita la oficina física.
El trabajo remoto está demostrando tener productividad y ahorro de costos a corto plazo, pero en el mediano y largo plazos el impacto puede ser muy negativo para el buen desempeño de las empresas. Los humanos necesitamos conexiones personales para generar confianza. El aprendizaje a través de la observación necesita proximidad física. El encuentro casual entre personas en una muy rica fuente de innovación.
De ahora en adelante, las oficinas servirán primeramente como un lugar para renovar los lazos sociales, construir una cultura de aprendizaje y ofrecer oportunidades de serendipidad -encontrar algo cuando se busca una cosa distinta-. Las oficinas serán diseñadas y administradas para fomentar las conexiones humanas con ayuda de la tecnología.
Fuente: Harvard Business Review. Universidad de Nueva York. Instituto para el Desarrollo de la Administración, Lausana, Suiza
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